笔者最近在与顾问单位接触的过程中发现单位之间常常需要通过函告的方式沟通很多事宜，但由于送达的方式存在诸多问题，事后若发生纠纷准备将此函件作为证据使用时，却发现难以举证或难以达到证明目的的情况，导致公司承担不必要的损失。故，笔者特此为大家整理公司往来函告注意小贴士：

一、 签订合同时，需注意：

（1）在合同正文加入：合同双方指定联系人、联系方式（包括手机、邮箱以及微信号等）、往来函告送达地址、双方文书电子送达邮箱等具体信息。

二、 编写函告时，需注意：

（1）若函告的内容涉及多页，需加盖骑缝章。

（2）函告的内容应当慎重，涉及项目较大或者合同标的额较大的函告，需要送律师审核。

（3）加盖公司的公章，切忌使用部门专用章。

三、 送达函告时，需注意：

（1）采用EMS邮政快递形式邮寄，并且保留快递单寄件人联。

（一）关于EMS快递详情单的填写：

（1）EMS详情单中内件品名的填写：在内件品名栏中一定要填写详细内容，不能简单只写“函告”两个字，需要将具体事由写清楚，比如某某公司邮寄给某某公司关于某某事宜的某某函告，字可以适当写小一点，但内容必须全面。

（2）收件人一栏，若为公司需要写明公司的全称，联系电话若不确定，可多写几个，邮寄地址也需写明确，保证能够送达。若上述信息双方在合同中没有明确，那么大家可以通过登录“国家企业信用信息公示系统”官网或“天眼查”、“企查查”、“启信宝”等APP查询对方公司对外公示的住所地址以及联系电话信息进行邮寄送达。

（3）寄件人写明公司的全称、联系电话以及住所地址，确保对方以此寄送回函时的邮寄地址正确。

 四、关于邮寄函告证据保留，需注意：

（1）将快递寄件人联保存好，需要邮局盖邮戳。同时注意查询EMS快递信息时，需要到邮政官网查询。一旦显示对方签收，立刻把网页截图保存（截图内容需包含网址）并打印留底。

（2）若对方拒收，需要快递员写明拒收原因并加盖邮戳，拒收的函告（快递）请勿拆开，应完整保留。

（一）其他注意事项：

（1）送达函告时可以采取多种方式进行，邮寄、邮件、微信都可发一份，微信、邮件发送时采用扫描件，切忌使用word版本，及时保留邮件截图、微信截图等相关证据。

（2）发送邮件时，需要在邮件的正文注明具体事宜。

（3）邮件的收件人、寄件人最好使用公司公共邮箱，切忌使用个人邮箱。

作者：罗岚律师

陕西韬达律师事务所